Наиболее распространенной организационной структурой компании транспортного менеджмента является наличие в ней трех функциональных подразделений:
— маркетинга и продаж услуг, работы с клиентурой;
— организации перевозок и экспедирования;
— экономики и расчетов.
А) Подразделение маркетинга и продаж осуществляет:
— сбор информации о потенциальных клиентах и их потребностях в транспортных услугах;
— подготовка коммерческих предложений клиентам в экспорте, им порте и транзите;
— заключение и контроль за выполнением договоров с клиентурой;
— поддержание непрерывных деловых отношений с клиентурой.
Б) В сферу деятельности подразделений, занятых организацией перевозок и экспедированием грузов входят функции: расчетов ставок и составления конъюнктурных листов; заключения договоров с перевозчиками и другими участниками транспортировок грузов; контроля за выполнением договоров предприятиями инфраструктуры.
В) Подготовка документации к расчетам с клиентурой и третьими лицами. Эта служба ведет также бухгалтерско-банковские расчёты с клиентурой и смежниками, производство налоговых и других платежей, расчеты и выплаты заработной платы; осуществляет экономический анализ и прогнозирование, контроль за сокращением дебиторской задолженности.
На примере деятельности портового экспедитора (ТЭКа порта или фирмы) покажем более детально эту работу.
Такой фирме может быть поручено экспедирование импорта, включая подготовку контракта и расчет транспортной составляющей; выбор базисного условия поставки (FOB, CIF и др.); организацию доставки товара из-за рубежа, включая фрахтование судов и бронирование линейного тоннажа.
Оперативный работник фирмы выписывает разнарядку терминалу на выгрузку с судна и отправку из порта груза, заявки для карантинной, ветеринарной, государственной хлебной инспекции; осуществляет контроль за ходом операций отправления из порта на основе проверки отгрузочных документов порта и перевозчиков, обеспечивает клиента отгрузочной информацией, ведет проверку счетов фирм смежников, оформление предварительных счетов клиентуре и непрерывную работу с контейнерным парком, включая ремонт и возврат порожних контейнеров.
Работа с клиентом по экспорту более многообразная. Все экспедиторские операции можно сгруппировать по следующим направлениям:
— подготовка коммерческого предложения клиенту с использованием конъюнктурных файлов тарифов перевозчиков, карт морских и речных маршрутов (порты захода, наименование судоходных компаний), схем железнодорожных, автомобильных и воздушных линии; составления предварительного конъюнктурного листа;
— отправка коммерческого предложения клиенту;
— выяснение по телефону реакции клиента на сделанное ему коммерческое предложение;
— отправка клиенту бланка экспедиторского поручения;
— обработка полученного от клиента экспедиторского поручения, включая размер вознаграждения;
— подготовка договора на перевозку и экспедирование с перечислением требуемой документации;
— перечня погрузочно-разгрузочных операций и товарной экспедиции, порядка затарки грузов в контейнеры;
— проведение заключительных переговоров и подписание договора с клиентом;
— подписание договоров с субподрядчиками (перевозчиками, стивидорами, складами и др.);
— обеспечение завоза груза в порт железнодорожным транспортом в соответствии с действующим порядком его согласования с инстанциями ОАО «РЖД» и МТ РФ;
— получение отгрузочной информации от грузоотправителя (включая государственные номера автомашин и фамилии водителей);
— подача заявки порту на прием груза, прибывшего автотранспортом;
— организация затарки грузов в контейнеры на территории порта или у грузоотправителей, которым порожние контейнеры доставляются автотранспортом;
— заказ сепарационных материалов при затарке контейнеров или их получение, когда судно обеспечивает этими материалами отправителя груза или экспедитора;
— аренда и организация подачи порожних контейнеров, принадлежащих судоходной компании и их доставки грузоотправителю, в т.ч. железнодрожным транспортом;
— выгрузка груза на склад порта;
— получение документов на прибывшие в порт грузы (наличие штампа таможни на складской расписке — «тальманке»), оформление приемного акта, проверка наличия документов, согласно перечня в ж/д транспортной накладной);
— оформление экспортного поручения (погрузочного ордера) в соответствии с требованием КТМ РФ;
— таможенное оформление груза (штамп таможни о размещении груза на СВХ; составление краткой таможенной декларации на грузы в порядке накопления судовой партии; прибытие груза, «выпущенного» на экспорт внутренней таможней, декларирование);
— участие в составлении каргоплана, оформление тайм-шита;
— получение оригиналов коносаментов, копий коносаментов и манифестов;
— отправка («пакета») транспортных и товаросопроводительных документов, получение расписки капитана о приёме документов на борт судна;
— расчеты по портовым расходам.
(ГОСТ Р51133–98 установил в разделе 4.1.4. отнесение к информационным услугам экспедиторов следующие операции: уведомление грузополучателей об отправке грузов в их адрес; уведомление о продвижении груза и подходе к станции назначения; слежения за продвижением груза от станции отправления до станции назначения; уведомление грузополучателя или грузоотправителя о подходе груженного или порожнего автотранспорта; уведомление грузоотправителя о выдаче груза грузополучателю; уведомление о пересечении грузом государственной границы; информацию грузополучателя или грузоотправителя о прибытии груза в порт; уведомление о погрузке груза на борт судна и о прибытии груза к месту назначения).
ГОСТ Р 51133–98 относит к экспедиторским услугам прибытия: выдачу грузов на станции назначения (услуга 4.1.1.); оформление и оплату провозных платежей, сборов и штрафов (услуга 4.1,7.).
Какой должна быть структура небольшой компании (короткая версия)
