Организационные процедуры определяются Положением об организации, руководствами, распоряжениями, распоряжениями и регламентируют процессы подготовки управленческих ответов. Процесс подготовки любого управленческого ответа независимо от количества документов, нужных для его утверждения, и количества исполнителей возможно представлен в виде организационной процедуры.
Пои построении процедур употребляются следующие главные понятия.
1. Организационная операция — технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.
Примерами операций являются: «утверждение (подпи&в один раз;сание) приказа», «утверждение отчета по теме», «согласование (визирование) документа», «утверждение сметы расходов», «утверждение денежного замысла» и т.д.
2. Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого ответа, именуется организационной процедурой.
Примерами организационных процедур смогут быть: -«утверждение и подготовка отчета о выполненной работе». В данной процедуре участвуют сотрудники аппарата управления, каковые готовят и оформляют отчет, начальники либо их помощники, каковые согласовывают руководители и отчёт подразделений, утверждающие отчет.
Организационная процедура включает 3 элемента:
1. Схему организационной процедуры.
2. Описание организационной процедуры.
3. Список документов, действующих в организационной процедуре.
Разглядим их подробнее.
Схема организационной процедуры строится на базе изучения регламентирующей документации и существующего распределения обязанностей в подразделении по следующим правилам (см. рис. 1).
Рис. L Схема, иллюстрирующая правила построения организационных процедур
Правило 1. Организационная операция (этап работы) на схеме изображается в виде прямоугольника, расположенного в разрезе осевой линии.
Правило 2. Наименование подразделения (выполнители), делающего организационную операцию, пишется слева над осевой линией.
Правило 3. Документы, нужные для исполнения организационной операции (документ № 1, № 2) изображаются в виде прямоугольников, расположенных в разрезе стрелок, входящих в прямоугольник, изображающий этап работы. Документы, извлекаемые из архива, обозначаются звездочкой (документ № 2).
Правило 4. Результат исполнения организационной операции кроме этого оформляется в виде документов, расположенных в разрезе стрелок, выходящих из прямоугольника изображающего этапы работы (документы № 1, 2, 3).
Правило 5. В случае если в следствии исполнения операции кое-какие документы остаются у исполнителя, то они изображаются в виде прямоугольников, расположенных справа под осевой линией (это смогут быть документы, отправляемые в архив, к примеру документ № 3).
Описание организационной процедуры выполняется по следующей форме.
Таблица 1
| №№ | Наименование | Доку- | Испол- | Приме- |
| п/п | этапов работ | менты | нители | чание |
| (операций) | ||||
В гр. I указываются порядковые номера выполняемых организационных операций; в гр. 2 — наименования этапов работ и их подробное описание; в гр. 3 — документы, нужные для исполнения данного этапа работы; в гр. 4 — исполнители, важные за подготовку данного этапа работы.
1. Пример построения действующей процедуры принятия ответа
Процедура 1. (ПР-1). «Утверждение отчета о выполненной работе» (см. рис. 2).
MS Visio Блок-схема бизнес-процесса
