Официально-деловой стиль. правила оформления документов.

Документы — это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на различных носителях информации тексты, нужные для реализации управляющих действий.

Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

  • ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированная совокупность организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
  • ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная совокупность документации. Требования к постророению формуляра-примера.
  • ГОСТ ИСО 8601-2001. Совокупность стандартов по данным, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Неспециализированные требования.
  • ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Существуют пять типов записи для деловых документов:

  1. Линейная — запись, владеющая самомтоятельностью в оформлении мысли, с всецело оформленными предложениями, каковые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).
  2. Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением многих языковых и графических компонентов (распоряжения, решения, распоряжения).
  3. Трафарет — классическая линейная запись, но с пробелами, каковые заполняются переменной информацией; употребляются в обычных обстановках (справки, договора, контракты).
  4. Анкета — список заблаговременно подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что есть более дробной, ответы и вопросы смогут иметь как однообразную, так и различную форму, ответы и вопросы находятся по вертикали (персональный листок по учёту кадров).
  5. Таблица — совокупность данных, представленных в цифровой либо словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. При отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированная совокупность организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Для каждой разновидности документов комплект реквизитов определяется раздельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского либо Налогового кодексов РФ, вторыми юридическими актами, и сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие необходимых реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, соответственно высвободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

ЛУЖЕБНО-ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ. ОСОБЕННЫЕ ВИДЫ РЕЧЕВОГО ОБЩЕНИЯ

Деловое общение – такое сотрудничество людей, которое подчинено ответу определенной задачи, т.е цель делового сотрудничества лежит за пределами процесса общения. Ограничения в поведении людей: достаточно твёрдая регламентация, иерархичность построения организации (между сотрудниками и подразделениями закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства), мотивация труда как условие действенной деятельности либо предприятия. Требования к речевой коммуникации: четко определенную цель собственного сообщения, делайте с. понятным и понятным различными группами работников, делайте с. по возможности краткими и сжатыми, отказ от избыточной информацией, в раз. с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрирует им сигналы готовности и вашего понимания к совместными действиям.

Деловая беседа- разговор в основном между 2 собеседниками. Цели: рвение одного собеседника при помощи слова оказать определенное влияние на другого, привести к желанию к действию; необходимость выработки начальником соотв. ответов на базе высказываний сотрудников и анализа мнений. Вопросы в рабочий беседе: по характеру ожидаемых ответов – закрытые и открытые; по заключенному в них содержанию – вопросы о фактах, вопросы о мнениях, жаждах, установках; по функциям – контрольные вопросы (помогают для проверке достоверности ответов), уточняющие ( уточняя либо перепроверяют сообщённое), зондирующие( цель – взять как возможно больше информации о собеседнике, дабы решить в каком направлении функционировать). Зеркальные вопросы -выстроены на полном повторении ответа собеседника либо на повторении главных слов в его ответе, напр. на достижение понимания его эмоций, переживаний, состояний. Косвенные вопросы – употребляются в случаях, в то время, когда имеется опасение, что на прямой вопрос человек не будет отвечать честно. Эстафетный в опрос рекомендован для продолжения и поддержания диалога.

Вопросы – мосты – употребляются для перехода к второй теме в беседе. Заключающие – употребляются при завершении, в случае если принципиально важно выделить равноправие собеседников. Виды деловых бесед: беседа при приеме на работу ( носит темперамент приемного интервью, главная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу), беседа при увольнении с работы (обстановка незапланированного, сит ухода и добровольного сотрудника., в то время, когда приходиться увольнять сотрудника либо уменьшать), проблемные и дисциплинарные беседы(поручение задания, критика подчиненного, отчет о работе). Структура; подготовительный этап ( продумать вопросы, условия и время проведения, подготовить документы и необходимые материалы), начало беседы (установление контакта с собеседником, пробуждение интереса к беседе: способ снятия напряженности- применение. теплых слов, способ зацепки – применение кого-либо события, сравнения, личного впечатления, смешного рассказа, способ стимулирования игры воображения, способ прямого подхода – яркий переход к делу) , главная часть( оценка и сбор информации, обнаружение мотивов и целей собеседника) , последняя часть ( необычная неспециализированная оценка беседы, достижение цели, обеспечение благоприятной атмосферы).

Деловое заседание- деятельности, которая связана с принятием ответа группой лиц. Факторы успеха: тщательное планирование цели, состава участников, места проведения и повестки дня. Виды деловых заседаний:

??????????принадлежность к сфере публичной судьбе ( заседания и собрания раз. пол., научные симпозиумы, семинары, конференции

??????????масштаб привлечения участников (меж., отраслевые, региональные, областные, муниципальные)

??????????место проведения (местные, выездные)

??????????периодичность проведения (регулярные, неизменно действующие

??????????кол-во участников( в узком составе, в расширенном, представительные

Цели инструктивных заседаний: передача нужный распоряжений и сведений сверху вниз по схеме управления. Цели своевременных заседаний получено информации о текущем состоянии дел. Проблемных заседаний – поиск наилучших ответов определенной неприятности в малейшие сроки.

Проблемное заседание может включен мозговой штурм.

Разговор по телефону – контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное спец. тех. ср-ми общение собеседников. Особенности телефонной коммуникации: скорость передачи информации, немедленное установление связи абонентов, конфиденциальность контакта.

Невербальные средства общения: паузы, интонация, шумовой фон, быстрота снятия трубки, параллельное обращение к второму собеседнику.

Официально-деловой стиль — жанры, особенности, черты, формы


Похожие статьи:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: