Документ как социальный феномен имеет ряд существенных отличий от других предметов мира. Эти отличия позволяют использовать документ в практике жизнедеятельности в разных аспектах. Поскольку документ многомерен, то каждая из его сторон проявляет в процессе использования различные свойства, среди которых можно выделить ряд сущностных, эксплуатационных и ценностных свойств.
Сущностные свойства характеризуют документ как социальный феномен, вызванный потребностями социальной практики на определенном этапе развития общества. К ним относится, во-первых, соответствие психофизиологическим возможностям человека, использование выразительных единиц, адекватных сенсорной системе, т.е. способность быть воспринятым, а также способность хранить информацию в пассивной форме и легко трансформировать ее в активную и наоборот.
Сущностным свойством документа является предоставление возможности многократно использовать заключенную в нем информацию, при этом не уменьшая ее объем в зависимости от частоты использования.
Документ обладает свойством массовости, позволяющим ему существовать в многократно растиражированном виде, в силу чего быть доступным по цене, тиражу, наличию в фондах библиотек. Он обладает также свойством компактности — в небольшом физическом объеме заключать большие массивы информации.
Эксплуатационные свойства документа — совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и постоянного хранения. К ним относятся:
• долговечность — способность документа длительно удерживать информацию;
• прочность — способность документа противостоять механическим воздействиям;
• эластичность — способность документа к обратимым деформациям после механических воздействий;
• износостойкость — способность документа противостоять стиранию при использовании;
• светостойкость — сохранение документом эксплуатационных свойств после воздействия светового излучения;
• биостойкость — сохранение документом эксплуатационных свойств при воздействии биофакторов.
Все эти названные свойства определяют сохранность документа — состояние, характеризующееся степенью удержания эксплуатационных свойств. Сохранность зависит от материального носителя, разрушение которого вызывает старение документа. Старение документа представляет собой изменение свойств документа вследствие естественного разрушения входящих в его состав материалов.
Из большого числа ценностных свойств документов в первую очередь выделяются такие, как: актуальность, оригинальность, полнота, достоверность, оригинальность, доступность, наглядность, точность и другие.
Актуальность трактуется как общественная значимость тематики документов в конкретной социально-политической ситуации. Она определяется интересом к тематике социальных групп и общества в целом. Косвенными признаками актуальности документов может служить их тираж и место опубликования.
Полнота характеризуется числом представленных в тексте сведений о социальном объекте, степенью охвата и детализации данных. Максимально полный документ должен позволить понять, представить читателю данный социальный объект, а при необходимости оценить и участвовать в управлении его развитием.
Достоверность документа — это проверенность содержащихся в нем сведений общественной практикой.
Оригинальность документа предполагает максимум сведений, неизвестных ранее данному читателю (группе читателей).
Доступность — свойство документа быть понятным по содержанию читателю. Доступность документа по содержанию включает наличие знакомой терминологии, облегченный стиль изложения, четкость структуры текста.
Наглядность — это свойство документа содержать эмоционально и логически убедительные сведения о социальном объекте. Характеризуется наличием в документе фактических примеров, иллюстраций, яркой эмоциональной окрашенности текста, статистических данных, представленных в виде схем, таблиц, графиков.
Точность — это способность документа адекватно воспроизводить полученные в ходе исследования или обсуждения данные о социальном объекте, а также текст автора в издании или переиздании его работ.
Ценностные свойства документов относительны, изменчивы с течением времени. Среди документов нет абсолютно ценных, так как некоторые свойства несовместимы, противоречат друг другу. Например, полнота и оригинальность, достоверность и актуальность.
инструмент СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА
