Программирование документальных публикаций предполагает изучение общественных потребностей в документальной информации на длительную перспективу. Такое изучение должно учитывать происходящие в обществе процессы, относящиеся к потреблению оперативной и ретроспективной информации. В его ходе определяют целые документальные отложения, подлежащие освоению с помощью документальных публикаций — серийных изданий, и важнейшие проблемы, нуждающиеся в документальном освоении в тематических, повидовых, пофондовых документальных публикациях.
Программирование документальных публикаций — процесс сложный и не всегда оправданный точным прогнозом. Эффективность программирования документальных публикаций, кроме того, зависит от кадровой, финансовой обеспеченности их подготовки, поскольку в длительной перспективе она может существенно меняться, внося свои коррективы в прогнозные установки. Поэтому краткосрочное планирование подготовки документальных публикаций (3-5 лет) предпочтительнее, особенно в переходные периоды жизнедеятельности общества.
Планирование подготовки документальных публикаций осуществляется на основе краткосрочного прогноза потребностей в документальной информации и анализа существующих реалий и факторов.
Под последним понимаются:
а) степень известности документов для конкретной документальной публикации;
б) степень доступности документов для конкретной документальной публикации (наличие научно-справочного аппарата, условия использования, установленные фондообразователями или авторами документов, степень рассекречивания документов и др.);
в) обеспеченность подготовки документальной публикации кадрами;
г) финансовая обеспеченность подготовки и издания документальной публикации;
д) возможность (в случае необходимости) привлечения к подготовке документальной публикации сторонних организаций и лиц. Только после анализа этого минимального, но необходимого числа факторов возможно планировать подготовку конкретной документальной публикации.
Принятое положительное решение, оформленное соответствующими организационно-распорядительными, договорными и иными документами, служит основанием для развертывания работ по подготовке документальной публикации.
Опыт Федеральной архивной службы России последнего десятилетия свидетельствует о том, что прогнозирование и планирование документальных публикаций даже на пятилетний период имело противоречивые результаты. С одной стороны, можно констатировать, что большинство задуманных в 1992-1993 гг. документальных публикаций увидело свет, несмотря на нестабильность возмущающих сил и финансового положения организаций, занимающихся их подготовкой. С другой стороны, за это же время появились и реализовались новые публикационные проекты. Тем не менее ряд задуманных (главным образом остро публицистических) документальных публикаций не только не увидели свет, но и не были подготовлены даже в рукописи.
Причины таких противоречивых результатов очевидны, и они вполне укладываются в приведенную выше типологию факторов, воздействующих на планирование и прогнозирование документальных публикаций. Финансовый фактор, фактор доступности документов, кадровая обеспеченность в равной степени сыграли в данном случае как позитивную, так и негативную роль. При этом следует иметь в виду; что прикладная археография, особенно последнего десятилетия» выработала несколько организационных форм подготовки документальных публикаций.
Первая форма — подготовка документальной публикации силами одной организации (архив, научно-исследовательский институт, вуз и т. д.).
Вторая форма — подготовка документальной публикации силами двух организаций (архив — российский или зарубежный вуз, архив — российское или зарубежное исследовательское учреждение и т.д.).
Третья форма — подготовка документальной публикации силами трех или четырех организаций (архив — вуз — научно-исследовательское учреждение — зарубежная организация, в том числе издательство, и т.д.). Третья организационная форма документальной публикации — наиболее сложная с точки зрения ее реализации. Она связана, например, с получением грантов и потому предполагает знание правовых, финансовых основ, существующих в России и, за рубежом, систем маркетинга и реализации документной информации, умения обеспечить защиту информационного продукта, каким является документальная публикация.
Практика реализации третьей организационной формы подготовки документальных публикаций в системе учреждений Федеральной архивной службы России в последние годы показывает ее сложность и неоднозначность конкретных результатов. Первая проблема, которую приходилось решать,— это каким должен быть допустимый объем представления документов для документальных публикаций в современных оболочках (электронная, микрофильм, микрофиша), чьи возможности сегодня практически не ограничены. Вторая проблема заключается в просчете прибыльности документальных публикаций. Разумный баланс между решениями каждой из этих проблем должен обеспечивать информационную безопасность архива и финансовую выгоду от реализации того или иного проекта. Третья проблема — координация работы участников осуществления проекта в соответствии с функционально закрепленной за каждым из них ответственностью.
Как уже отмечалось, в решении этих и других проблем накоплен позитивный и негативный опыт. Позитивной можно назвать работу в многосторонней организационной форме над подготовкой документальных публикаций серий «Политические партии России», «Трагедия советской деревни». В качестве не самого удачного примера реализации многосторонней формы подготовки документальных публикаций следует признать нашумевший «Гуверовский проект».
Выбор модели документальной публикации (в первую очередь ее темы и проблематики) определяет и поиск ответа на вопрос: как должна быть решена задача ее реализации. Общий ответ может сводиться к тому, что публикатор должен отчетливо представлять себе всю совокупность правовых, этических, методических и технологических проблем, с которыми ему придется иметь дело при подготовке конкретной документальной публикации, а также организацию самой работы над ней, о чем говорилось выше.
Америка меняется (Уильям Пирс)
