Унификация организационно-распорядительной документации, но, как и любой другой системы документов, содействует большому (многократно) сокращению количества нормативных требований к документам, в первую очередь, к их форме, методом внесения единообразия в элементы оформления всех документов, относящихся к данной совокупности документации. В следствии формулируется ограниченный количество требований, равняется приемлемых к оформлению любого документа совокупности, будь это распоряжение, должностная инструкция, заявление либо объяснительная записка. Так, за счет унификации удается существенно сократить последовательность необходимых требований и существенно упростить нормативно-методическую базу документирования. Соответственно значительно уменьшается количество нужных особых знаний, возможно стремительнее и легче подготовить управленческие кадры требуемой квалификации.
Результаты унификации организационно-распорядительных документов в Российской Федерации закреплены нормативным актом федерального уровня ГОСТ Р 6.30-2003[1], что в совокупности с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 есть главным источником неспециализированных правил оформления постановлений, распоряжений, распоряжений, ответов, протоколов, актов, других документов и писем управления, применяемых в деятельности любого органа власти, местного самоуправления и любой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. требования и Нормы, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003, базируются на лучших традициях делопроизводства и тесно увязаны с действующим русским законодательством.
Неспециализированные правила оформления организационно-распорядительных документов находятся кроме этого в Типовой 2 инструкции 3 и разделах по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной работы России от 27.11.2000 № 68. Положения, содержащиеся в ней, распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку посредством автоматизированных (компьютерных) разработок.
Соответственно требованиям указанных выше и других сопряженных с ними общегосударственных нормативно-методических документов форму документированной информации определяют такие параметры, как тип ее носителя, темперамент его применения, состав, условия и порядок размещения сведений в соответствии с целями создания, юридическими, техническими, и другими ограничениями.
Для оформления документов как в Российской Федерации, так и в странах Западной Европы, употребляется бумага потребительских форматов, установленных западным стандартом ИСО 216: 1975[2]. Организационно-распорядительные документы оформляются лишь на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) либо А5 (148 х 210 мм)[3].
бланки и Документы документов направляться изготавливать на белой бумаге либо бумаге ярких тонов. Для бланков рекомендуется бумага плотностью от 80 г/м2 до 200 г/м2, предназначенная для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными принтерами), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими автомобилями. Бумага для бланков обязана владеть такими качествами, как несворачиваемость при перегреве либо смачивании и отсутствие пыления с поверхности страницы.
Организационно-распорядительные документы допускается изготавливать на пишущих автомобилях либо печатающих устройствах средств вычислительной техники (машинописный метод),(приложение 1). Отдельные внутренние документы (заявления, докладные и растолкуйтельные записки) допускается писать от руки. Бланки документов направляться изготавливать полиграфическим методом либо создавать в виде шаблонов, сохраняемых в памяти компьютера.
В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 документы должны иметь поля не меньше:
— 20 мм – левое;
— 10 мм – правое;
— 20 мм – верхнее;
— 20 мм – нижнее.
В случае если документ оформляется на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посредине верхнего поля арабскими цифрами без каких бы то ни было дополнительных знаков (точек, тире, сокращений: «с.», «стр.» и т.п.).
Любой документ складывается из отдельных составных элементов – реквизитов. Это – адресат, текст, его заголовок, подпись, дата, печать и др. Любой реквизит в документе имеет в полной мере определенное назначение: адресат показывает получателя информации, предопределяет путь и направление ее передачи; текст содержит сведения, для использования и фиксирования которых создается целый документ, а подпись является средством удостоверения этих сведений. Согласованная совокупность реквизитов, расположенных на листе бумаги в определенной последовательности, именуется формуляром документа. При создании Унифицированной совокупности организационно-распорядительной документации (УСОРД) выяснен обычный состав реквизитов и создан формуляр-пример – структурная модель документа, предназначенная для построения формы любого документа, относящегося к данной совокупности. Эта модель представляет собой неспециализированную схему размещения всех реквизитов, предусмотренных УСОРД, спроектированную для формата А4 на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих автомобилей. На картинках 1 и 2 приведены два допустимых варианта построения формы документа, где продемонстрированы места и размеры границ территорий размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 (сокращенные заглавия реквизитов, в виде двухзначного цифрового кода, продемонстрированы в полужирном начертании).
Состав реквизитов представлен в следующей редакции:
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Неспециализированные требования к созданию документов — Елена Пономарева
