В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. В голове жужжит целый пчелиный рой. «Не забыть напомнить… успеть заехать… в то время, когда позвонит Иванов, заодно обсудить…» В следствии — перегрузки, стресс, неспособность сосредоточиться.
В то время, когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема заключается в том, что внимание человека не очень. Это такой же полезный ресурс, как и время. Его также нужно расходовать грамотно. А хаос в рабочем пространстве внимание рассеивает, не разрешает ему сосредоточиться на главном и в необходимый момент заметить необходимый документ либо напоминалку.
Давайте разберемся, как устроено внимание человека:
— Сознание человека может удачно трудиться лишь с одним объектом: делом, мыслью, документом.
— может быть осуществлять контроль 7±2 объекта. Занимаясь одной основной проблемой (документом, мыслью), вы имеете возможность держать в поле зрения еще 5—9 — но не больше.
— Подсознание трудится с нескончаемым числом объектов. До тех пор пока ваше сознание трудится над одной проблемой, подсознание трудится над всеми остальными. Принципиально важно не мешать ему в этом и не пробовать решать все неприятности в один момент.
7±2 бесконечность
Грамотно организованная структура рабочего пространства обязана соответствовать структуре внимания. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами либо прикрепленными кнопками документами, выделите три главных области:
— Центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно на данный момент трудитесь.
— Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко нужных».
— Область далекого внимания — все другое.
Мы тут отходим от хорошего правила «Любая вещь обязана знать собственный место». Совершенный порядок на столе совсем не необходим. Для начала нужно жестко
поддерживать хотя бы три смысловые области: «сознание» (центр внимания), «предсознание» и «подсознание».
Основное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания — что-то в обязательном порядке удалите от него.
К примеру, повысилась актуальность для вас какой-либо задачи — вы приближаете соответствующую папку в «предсознание». Наряду с этим в обязательном порядке удалите из «предсознания» что-нибудь, актуальность чего уменьшилась. Так, в области ближайшего внимания постоянно будет то количество документов либо напоминалок (7±2), которое возможно охвачено вашим предсознанием.
Данный способ гарантирует, что ваше внимание расходуется оптимально. Сознание сосредоточено на центре, главном документе; предсознание держит ровно те 7-9 объектов, которые оно способно держать и каковые вам необходимы в ближайшей возможности.
Пример применения способа структурирования внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в Outlook, но в течение дня главные задачи мне комфортно писать на цветных бумажках -добавляется мотивация-настройка на исполнение, плюс приятно по исполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхности моего рабочего ноутбука помещается ровно 9 бумажек моего обожаймого формата (клавиатурой я пользуюсь внешней). Через некое время по окончании начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. В случае если появляется новая задача, я пишу ее на бумажку и, дабы положить на поверхность, легко должен что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Так, я гарантирую, что в «предсознании» у меня неизменно не больше 9 напо-миналок и необходимая будет увидена в подходящий момент.
Это похоже на японскую совокупность управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется пара квадратных метров склада, они обводятся прекрасно заметной линией. Вы имеете возможность как угодно руководить вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено. Как говорится, «крутись, свекровь, как желаешь, а похороны на следующий день».
Организация рабочего стола
Один из главных качеств «личного информационного менеджмента» — организация рабочего стола. Это место, за которым вы проводите приблизительно треть вашей жизни, в котором сходятся все информационные потоки. Исходя из способа метода структурирования и ограниченного хаоса внимания, предложу вашему вниманию несложную ориентировочную схему организации рабочего стола.
Применительно к обычному рабочему столу принцип структурирования внимания свидетельствует следующее. Центр внимания — в большинстве случаев, монитор компьютера (время от времени — телефон). Пространство конкретно рядом с центром внимания — «предсознание». Обычная картина: в «предсознании» не считая стикеров-напоминалок находятся еще степлер, калькулятор, стаканчик с карандашами и т.п., никаким сигналом-напоминанием не являющиеся, но отнимающие ресурс внимания. Тут же — какой-нибудь блокнот, что ни о чем не сигналит, обращение к которому происходит неизменно сознательно (к примеру, при необходимости отыскать номер телефона). Всем этим вещам в «предсознании» не место — оно должно быть прекрасно расчищено, и в нем должны
пребывать 7±2 главных сигнала (стикера, документа), напоминающих вам о самые приоритетных задачах.
Так, первый ход в оптимизации стола — четко выделить центр внимания и «предсознание», расчистить «предсознание» от всего постороннего и покинуть в нем только 7-9 сигнальных элементов (стикеров, визиток, документов). В большинстве случаев, эту сигнальную область комфортно поместить между клавиатурой и монитором. Не смотря на то, что все варианты размещения, о которых я буду потом сказать, конечно же, ориентировочны — ориентируйтесь на личный вкус, удобство для вас и особенности вашего рабочего пространства.
Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «подсознание» сигнальной области — место для тех стикеров, других сигналов и визиток, каковые вы отдаляете от центра внимания, убираете из сигнальной области. В случае если сигнальная область обязана в обязательном порядке расчищаться вечером, то «подсознание» сигнальной области стоит расчищать около одного раза в неделю.
|
Кроме этого рядом с сигнальной областью, на расстоянии досягаемости руки, нужно выделить отдельное пространство для технически нужных вещей: калькулятора, степлера, телефона, письменных устройств, справочников и т.п. Вам должно быть легко брать все эти вещи, но они должны быть четко отделены от сигнальной области, не отнимать на себя ваше внимание.
| Следующий ход по окончании сигнальной центра области и выделения внимания — организовать «места хаоса» для |
документов. Я именую их исходящим и входящим накопителями. Во входящий накопитель документы поступают в течение дня, с ними ведется активная работа. Отработанные документы отправляются в исходящий накопитель. Благодаря исходящему накопителю при завершении работы с документом вам не обязательно вдумываться, в какую тематическую папку его послать. Достаточно один раз вечером забрать все документы в исходящем накопителе и разбросать их по нужным папкам. Само собой разумеется, в случае если какой-то документ вам легко сходу послать в тематическую папку, минуя исходящий накопитель, никто не мешает вам это сделать.
Рядом с исходящим накопителем нужно разместить лотки либо легко пачки (есди площадь стола разрешает), в каковые документы раскладываются вечером из исходящего накопителя. В этих лотках советую выделить две группы: контрольную и контекстную.
Контрольная несколько лотков устроена по тому же принципу, что и контрольные папки в email: «контроль ежедневный» и «контроль еженедельный». Эти два лотка просматриваются с соответствующей периодичностью, в них лежат документы, которые связаны с делами, требующими активного контроля. Вероятен кроме этого третий лоток, «контроль ежемесячный».
Контекстная несколько структурирует документы по проектам, людям и любым вторым «кайросам». К примеру, на моем рабочем столе в домашнем кабинете имеется «кайросовая» пачка «Документы, каковые необходимо дать в офис»; в то время, когда я отправляюсь в офис либо в то время, когда ко мне к себе приходит курьер из офиса, я обращаюсь к данной пачке.
Контекстный и контрольный правила смогут быть совмещены. Например, три главных лотка на рабочем столе Александра Селюти-на, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС», после проекта ТМ-консультирования были организованы следующим образом: 1. Документы по департаменту — лоток просматривается ежедневно. 2. Документы по громадному проекту — просматриваются раз в неделю. 3. Документы по реформе электроэнергетики и другие тематические источники для ознакомления — просматриваются раз в тридцать дней.
Я изобразил размещение лотков либо групп документов так, что перемещение в течение дня происходит справа налево, и после этого — из исходящего накопителя «вдаль», в тематические папки. Мне такое размещение представляется более эргономичным, т.к. в течение дня идет работа в основном с входящим накопителем, и с этими документами эргономичнее трудиться правой рукой; а левая остается для телефона и технических средств. Но вероятна и обратная логика, при которой входящий накопитель находится слева — такая логика будет ближе к нашему привычному перемещению слева направо при чтении, письме и т.п.
Наконец, над рабочим столом либо рядом с ним на стене, боковой стенке шкафа и т.п. возможно разместить доску планирования со стикерами, поделёнными на группы по «кай-росам», контекстам (люди, места, проекты); в том месте же может пребывать справочная информация (к примеру, телефоны сотрудников), элементы долговременного планирования (например, график главного проекта) и обзорные таблицы регулярных дел. Дополнительная «доска» (это возможно лист ватмана, пробковая доска либо легко участок стенки)может делать мотивирующую функцию. Поместите на ней фотографию вашей будущей дачи либо автомобили, вдохновляющие высказывания и т.п. В том месте же смогут пребывать другие сигналы и семейные фотографии, помогающие на минутку забыть о работе. Не советую помещать их близко к центру внимания, т.к. глаз «замыливается» и перестает их подмечать. А вот в то время, когда они находятся на большом растоянии от центра внимания, обращение к ним оказывает помощь прекрасно переключиться с текущих рабочих неприятностей на что-то приятное.
Объединю все сообщённое в наглядной схеме. Проектируйте ваш рабочий стол, продумывайте направление потоков информации. Тогда вы гарантируете себе свойство совладать с любым рабочим информационным хаосом, не прилагая к этому чрезмерных упрочнений и не пробуя через чур уж «разложить все по полочкам».
ТОП-7 советов по продуктивности для айтишников
