Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
В соот. с правилами ведения касс. операций ден. ср-ва выдаются под отчет только в том случае, если расходы невозможно оплатить непосред. из кассы.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев. Новые суммы под отчет выдаются только после отчета за ране выданные.
Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет». К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.
В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.
Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.
По командировкам возмещ. след. расходы: 1) по найму жилья (в соот. со счетов гостиницы); 2) расходы по проезду до места командировки и обратно; 3) суточные (предназначены для личного потребления работника – день отъезда и день приезда считаются как разные дни); 4) прочие расходы произ. характера.
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.
При направлении подотчетного лица в служебную командировку в пределах Российской Федерации в бухгалтерии предприятия оформляется командировочное удостоверение, которое должно содержать следующие необходимые реквизиты: фамилия, имя, отчество подотчетного лица; пункт назначения командировки; наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо; цель командировки; срок командировки.
Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия. Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка; 2) оплату суточных за время нахождения в командировке; 3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно.
Типовые проводки:
1.Выдача из кассы подотчетных сумм — 71/50; (аналог. образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода).
2.Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного л. – 71/51;
3.Списание подотчет сумм – на приобрет ТМЦ – 10,41/71 и команд. расходы — 20,23,25,26,29,44,91/71;
(если пр-ие явл. плательщиком НДС – выдел. сумма НДС на основ. документов. в кот. этот налог указан – 19/71;
4. Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм – 50/71;
5. Отражение в учете сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки – 94/71 и 73.2/94 (причем такие суммы должны быть включены в совок. доход год. сотрудника и удерж. НДФЛ);
Аналит. учет ведется в Ж-О №7 – на кадж. подотчет л. открыв отдел. лиц счет, записи произв. на основ. платеж. док-в и отраб. аванс. отчетов). Ежемес. бух-р провер. итги по кадж. подотчет лицу и в целом по 71 счету, после производ. сверка встречных сумм.
Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С
