Схема прохождения папок с делами правоустанавливающих документов представлена на Рис. 350.
Рис. 350 Схема документооборота
Прием документов
На этапе приема документов до момента внесения записи в книгу учета входящих документов происходит проверка комплектности пакета документов и правильности их заполнения. Если документы оформлены правильно, то необходимо создать папку и внести запись в книгу учета входящих документов.
Чтобы создать папку необходимо:
1. Находясь в форме Папки на этапе выполнить команду меню Запись a Создать (
).
На экране появится форма Папка (см. Рис. 351).
Описание полей формы Папка приведено ниже в Табл. 81.
Рис. 351. Форма Папка
Табл. 81 Описание полей формы Папка
| Поле | Содержание |
| Номер папки | Обязательное для заполнения поле. При нажатии клавиши F10 происходит заполнение поля в формате дд-мм-гггг чч:мм. После заполнения блока Заявленные действия необходимо переопределить поле Номер папки. Для этого необходимо вернуться в это поле и нажать клавишу F10. На экране появится диалоговое окно с вопросом: Хотите изменить номер папки?. Нажмите в этом окне кнопку ОК. В поле Номер папки появится новая запись, которая будет содержать сведения о номере книги КУВД и через дефис номер записи в книге. Если в папку включены несколько записей, то все они будут перечислены через запятую. В случае если включены несколько записей из одной книги КУВД, то после номера соответствующей книги ставиться дефис и через запятую перечисляются номера записей. Пример заполнения поля Номер папки: 04/000/2007-12, 77/777/2006-267, 201. |
| Дата создания | Автоматически заполняется при создании папки: датой в формате дд.мм.гггг чч:мм и текущим временем. |
| План. Оконч. | Заполняется при подключении записи к папке и соответствует дате, внесенной в графу План. выдать записи книги учета входящих документов. |
| Стадия движения | Стадия документооборота, на которой находится папка в настоящий момент. |
| Сотрудник (у кого папка) | Сотрудник, за которым закреплена папка. |
| Кому направлена | Сотрудник, которому направлена папка, но который ее еще не закрепил за собой. |
| Ответственный регистратор | Ответственный государственный регистратор, при наличии соответствующих сведений. |
| Комментарий | Текстовое поле для внесения дополнительной информации. |
| Заявленные действия (вкладка) | Для заполнения полей этой вкладки необходимо нажать кнопку
, расположенную в строке справа. На экране появится форма Книга учета входящих документов. Найти в этой форме нужную запись или создать новую запись по правилам, описанным в разделе 4.3.1.10.1. Выполнить подключение выбранной записи двойным щелчком левой кнопки мыши или нажатием кнопки
на панели инструментов. При создании новой записи поля автоматически будут заполнены при выходе из сохраненной новой записи. |
| Свидетельства (вкладка) | Содержит информацию о подготовленных к выдаче: свидетельстве, закладной, выписке. Для создания записи о выдаче документов необходимо перейти в форму Книга учета выданных свидетельств с помощью кнопки
. |
| Выдача документов (вкладка) | Содержит записи о выдаче документов, в том числе о тех, о которых не создается запись в Книге учета выданных свидетельств. Для внесения записей используется форма Выдача документов, переход к которой происходит по нажатию кнопки
. Для просмотра уже существующей записи о выдаче используется кнопка
, расположенная рядом с заполненной строкой, содержащей информацию о папке выдачи, получателе и дате выдачи. |
| Архив (вкладка) | Для заполнения полей этой вкладки необходимо перейти в форму Список архивных дел, для чего нажать кнопку
, создать (выбрать) запись о формировании архивного дела, выйти после сохранения. |
| Движение по стадиям (вкладка) | Вкладка содержит нередактируемые поля, отражающие сведения о стадиях, времени начала и окончания нахождения папки на определенной стадии, а также о движении папки между сотрудниками. |
| Работа с папкой (вкладка) | Вкладка с нередактируемыми полями, содержащая сведения о стадии обработки, начале и окончании работы с папкой сотрудников на стадиях ее прохождения. |
| Объекты (вкладка) | Описание объектов недвижимости по каждому заявленному регистрационному действию (с указанием номера книги учета входящих документов и номера записи). |
| Субъекты (вкладка) | Описание субъектов по каждому заявленному регистрационному действию (с указанием номера книги учета входящих документов и номера записи). |
| Документы (вкладка) | Описание документов по каждому заявленному регистрационному действию (с указанием номера книги учета входящих документов и номера записи). |
| Права (вкладка) | Описание номеров и видов зарегистрированных прав/ограничений по каждому заявленному регистрационному действию (с указанием номера книги учета входящих документов и номера записи). |
| Решения (вкладка) | Решения, принятые на стадии Правовая экспертиза (с указанием номера книги учета входящих документов и номера записи). |
| Выданные документы (вкладка) | Перечень выданных на текущий момент документов с указанием ФИО/наименования получателя. |
Внимание!По окончании работы с папкой не забывайте переименовывать папку (по нажатию F10 в поле Номер папки).
Урок #57. Отображение файлов и папок
