Электронная таблица Excel удобна для учета различных периодических действий. При этом встроенные средства позволяют автоматизировать консолидацию значений и отобразить результат в удобном и красивом графическом виде. Отметим, что наиболее удобны средства, встроенные в Excel 2000 и в последующие версии. Предыдущие версии программы обладают только частью возможностей последних версий.
Рис.9.1. Поставки за месяц |
В предлагаемом примере ведется учет поставок товаров крупной оптовой фирмой, работающей с несколькими покупателями. Поставки в каждом месяце вводятся на отдельном листе рабочей книги, причем заносятся данные по поставкам различных групп товаров каждому покупателю. Создайте такую таблицу, чтобы описать поставки за какой-либо месяц (Рис.9.1).
Скопируйте содержимое листа на два других листа рабочей книги и измените данные, чтобы описать поставки за три месяца. После того, как все исходные данные введены, можно приступить к анализу поставок, и для этого удобно использовать сводные таблицы. С помощью сводных таблиц можно быстро обобщать большие объемы данных, в том числе и расположенные на разных листах рабочей книги.
Для создания сводной таблицы выберите команду меню Данные Сводная таблица. Будет запущен мастер создания сводных таблиц и на экране появится его первый диалог. С помощью верхнего переключателя надо выбрать исходные данные для таблицы. Так как наша информация находится на нескольких листах, нужно выбрать вариант в нескольких диапазонах консолидации. Вкачестве создаваемого отчета выберите с помощью второго переключателя сводная диаграмма (со сводной таблицей). Если вы работаете с Excel 97, сводную диаграмму построить нельзя. Установите переключатели в нужное положение, чтобы перейти к следующему шагу мастера. В диалоге выберите вариант Создать одно поле страницы и нажмите кнопку Далее.
В появившемся диалоге нужно задать адреса ячеек с исходными данными. Вы можете вручную ввести нужные адреса, но удобнее обвести ячейки с помощью мыши. Щелкните мышью на поле Диапазон в диалоге, перейдите на первый лист с данными, и выделите с помощью мыши ячейки с заголовками и введенными данными. Адрес ячеек появится в поле. В нашем случае это адрес Октябрь!$А$4:$Е$10. Первый лист мы назвали Октябрь, а в ячейках с А4 по E10расположены введенные данные. Нажмите кнопку Добавить,и адрес будет добавлен в список диапазонов, расположенный в нижней части диалога. Далее перейдите на второй лист и выполните аналогичные действия, после чего добавьте адрес ячеек с третьей страницы. В итоге в списке диапазонов должны присутствовать три строки со ссылками на нужные ячейки. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу. При работе с Excel 97 появится диалог настройки таблицы. Ничего не меняя нажмите кнопку Далее. В более поздних версиях этот диалог не появится, и вы сразу перейдете к следующему шагу мастера.
В появившемся диалоге с помощью переключателя выберите построение диаграммы на новом листе. Дополнительные настройки можно не выполнять, приняв значения по умолчанию. Нажмите кнопку Готово, чтобы завершить работу с мастером. На новых листах будут построены сводная таблица и сводная диаграмма.
Перейдите на лист со сводной таблицей. Вначале изменим названия заголовков, после чего рассмотрим принципы работы со сводной таблицей. В ячейку А1 вместо Страница 1 введите название Месяц. В ячейку A3 вместо Сумма по полю Значение введите Сумма поставок. Вячейку А4 вместо Строка введите Товар, а в поле ВЗвместо Столбец введите Клиент. В результате вы должны получить примерно такую таблицу (Рис.9.2). В каждой ячейке сводной таблицы выводится сумма поставок за все месяцы определенного товара одному из клиентов.
Рис.9.2. Сводная таблица |
Учет поставок, поставки товаров