Составление служебного документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующему по этому вопросу законодательства, распоряжений, справочного материала и директив. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях и на отдельных страницах.
При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться правила, снабжающие правомерность и громаднейшую целесообразность документов и содействующие своевременному их выполнению.
Служебный документ обязан отвечать следующим требованиям:
1. соответствовать действующему законодательству, распоряжениям, директивам и вторым руководящим документам вышестоящих начальников (глав);
2.основываться на фактах и содержать конкретные и настоящие предложения либо указания;
3.не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости — иметь ссылки на них;
4.составляться коротко, четко, без потребления формулировок, порождающих разные толкования;
5. составляться по следующей форме:
— наименование документа (приказ, директива),
— заголовок документа (за исключением служебных писем),
— изложение содержания,
— удостоверение документа (подпись, проставление печати),
— дата,
— адресование документа.
Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем при соблюдении всех общепринятых грамматических правил, коротко и четко.
Используемые термины должны соответствовать терминологии,принятой в Вооруженных Силах Республики Беларусь и употребляться в одном и том же значении.
При составлении служебных документов рекомендуется:
— пользоваться несложными предложениями;
— использовать термины и устойчивые словосочетания;
— использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащие предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом), а выражения и вводные слова ввиду того, в связи с тем, в большинстве случаев в начале предложения;
— не использовать выражения и устаревшие слова, отжившие канцелярские обороты, выражения и слова местного диалекта;
— не использовать лишних слов, не вносящих ничего нового в суть фразы, предложения.
В служебных документах разрешается потребление общепринятых сокращенных форм слова (обл., р-н, пос., тов., м-ц) и сложносокращенных слов (МИД, Госплан, ГОСТ).
При потреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трехизделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, в то время, когда такие числа начинают предложения (двадцать пять изделий, но воинская часть взяла 25 изделий). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).
В случае если к служебным документам не считая распоряжений, директив, приказаний прилагаются материалы, то о них указывается в коне текста, по окончании слова Приложение, перечислением наименований, номеров прилагаемых количества и материалов страниц. При громадном количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе по окончании текста указывается: Приложение: в соответствии с описи на __ страницах.
В тексте служебных документов настоящие наименования воинских частей (учреждений) пишутся без указания почетных наименований (не считая наименований гвардейский либо гвардейская) и национальных призов.
Сокращенное обозначение воинских частей (учреждений) используются в соответствии с Наставлением по работе оперативных штабов.
Запрещаетсяуказывать в несекретных служебных документах настоящие наименования воинских частей (учреждений), которым присвоены условные наименования.
Служебные документы, разрабатываемые на основании распоряжений, директив, указаний и приказаний должны содержать в тексте документа ссылку на них либо иметь в конце приписку: Основание: …. с указанием наименования, номера и даты документа.
При необходимости ссылки в несекретных служебных документах на тайные и совсем тайные документы смогут указываться лишь их номера и даты, раскрывать содержащиеся в них сведения запрещается!
Для оформления служебных документов используется бумага форматов А-4 (210х297 мм) либо А-5 (148х210 мм).
Служебный документ формата А-4 независимо от количества страниц должен иметь заголовок, что формулируется предельно коротко, стилистически совершенно верно и отражает главное существо излагаемого вопроса.
Формулировать заголовок рекомендуется спомощью отглагольного существительного, отвечая на вопросо чем?: О выделении …, Об утверждении …, О командировании ….
В случае если в служебном документе отражено пара вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно либо в соответствующих разделах документа смогут составляться подзаголовки, отражающие содержание частей документа.
Заголовок не пишется на весточках, актах, рапортах, служебных документах и справках, текст которых печатается на бумаге формата А-5.
Во всех служебных документах при определении времени дней направляться исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов утра, дня, вечера, ночи.
В том случае, если служебный документ должен быть утвержден соответствующим должностным лицом, надпись УТВЕРЖДАЮ находится перед текстом документа в правом верхнем углу.
Обучение опытны х секретарей
