БД в Excel называется «список». В качестве базы-списка можно рассматривать любую таблицу, отвечающую требованиям:
— названия полей должны быть в 1-й строке;
— в каждой строке должны быть данные одного объекта (т.е. строка есть запись);
— в таблице не должно быть пустых строк.
Глава 6. Табличный процессор Excel _________ 285
Все! То есть требования не очень сложные и практически с любой таблицей можно работать как с базой данных. .
Теперь, конечно, читателя терзает вопрос: а как же строить запросы к такой базе? Спешим ответить!
Выборка данных из базы-списка:
1. Создание простейших запросов:
а) установить курсор мыши в середине таблицы;
б) выполнить: /Данные/Фильтр /Автофильтр: в каж
дом поле заголовка таблицы появляется кнопка со
стрелкой;
в) выполнить ЩЛ по такой кнопке — появляется вы
падающий список. Он содержит строки: , стройка() и список всех значений поля.
Если теперь произвести ЩЛ по элементу списка,
например, 20, то на экране останутся только те
строки таблицы, которые в данном столбце содер
жат число 20, а стрелка на кнопке «посинеет».
Таким образом, к базе-списку можно обращаться с запросами вида: «выдать строки, которые в поле X содержат значение А».
Выполним ЩЛ по той же кнопке со стрелкой, а затем по строке : на экране вновь вся таблица.
2. Создание запросов, являющихся составными логичес
кими выражениями (СЛВ), но включающих лишь одну
переменную-поле.
Отметим, что подобные запросы образуются из простых условий-отношений с помощью логических операций и (см. гл.1).
Примеры СЛВ: «Если погода хорошая И настроение еще лучше, то…» ; 10 ИЛИ х.
Интуитивно смысл союзов и должен быть понятен.
В рассматриваемом случае возможны запросы такого вида: «выделить строки таблицы, в которых элементы столбца X отвечают условию А и/или условию В».
Здесь А и В — простые условия (отношения).
Например: «выделить строки, в которых
Для построения такого запроса:
1) ЩЛ по кнопке со стрелкой поля X;
286 Основы информатики
2) в появившемся списке ЩЛ по строке (): на экране — ДО. Во 2-й ее строке текст: «Показать строки, в которых », а ниже — 4 выпадающих списка и переключатель .
В списках, расположенных слева, задается знак условия: ,
То есть с помощью пяти элементов этого окна «собирается» текст любого запроса указанного типа. Здесь можно провести аналогию с детским конструктором. 3. Создание запросов, включающих несколько переменных (связывающих значение нескольких столбцов X,
Y, Z и т.д.) с использованием логической операции
И, т.е. запросов вида
AhY
И И И …,
здесь каждое условие может быть составным, как в п. 2.
Например: 100);
= Квас И
Реализация запроса. Сначала выполняется запрос по первой переменной-столбцу и выделяется соответствующее ему множество строк таблицы.
Для этого множества составляется и выполняется запрос по второй переменной-столбцу — получаем множество строк, отвечающих первому и второму запросам. Затем реализуем запрос по 3-й переменной, и т.д.
Вывод.Если теперь мы вернемся к стандартному набору задач и примерим его к нашей ситуации, то можем сделать вывод — средствами Excel можно создать ИСС, правда, очень простую, …но ИСС!
Желающим углубить свои знания по базам данных рекомендуем обратиться к [7]. В этом пособии доступным языком описывается процесс программирования баз данных на языке Foxpro. Кстати, исключительно удобный язык!
Глава 6. Табличный процессор Excel 287
6.10. Средства автоматизации
работы в Excel. Макрос__________
Макрос является серьезным средством автоматизации работы в Excel. Более того, макрос позволяет включать в Excel программы на Visual Basic, тем самым неизмеримо повышая возможности ТП Excel.
Макрос — это аналог магнитофонног записи, но если в последнюю записываются звуки и при воспроизведении мы слышим их, то в макрос записываются нажатия клавиши и кнопок мыши и при воспроизведении макроса производится автоматическое нажатие тех же клавиш и кнопок мыши.
Создание макроса
Начнем с вывода на экран Панели останова макроса, обеспечивающей прекращение записи в макрос:
/Вид /Панели инструментов /Останов записи: появляется маленькая панель с одной (двумя) кнопкой.
До создания макроса следует решить, должны ли операции макроса всегда начинаться с фиксированной (одной и той же) ячейки либо с произвольной (текущей) ячейки (в терминологии Excel с относительной ссылкой). Во втором случае в Excel 5.0 необходимо предварительно выполнить:
/Сервис /Запись макроса /С относительными ссылками: последняя опция помечается «птичкой», т.е. указанный режим зафиксирован. Отмена режима — той же командой.
В Excel 97 для той же цели после начала записи макроса выполнить ЩЛ по правой кнопке Панели останова.
Далее для записи макроса:
— выделить ячейку, с которой должно начинаться
выполнение макроса, и выполнить:
/Сервис /Запись макроса /Записать новый макрос (в Excel 97 — /Сервис /Макрос /Начать запись): появляется ДО ;
— в поле ввести имя (можно сохра
нить предлагаемое по умолчанию) — «ОК»;
288 Основы информатики
— обычным образом выполнить операции, записываемые в макрос;
— прекратить запись, для чего: ЩЛ по черной кнопке Панели останова.
При желании можно создать «горячие» клавиши для запуска макроса, для этого:
/Сервис /Макроса (/Макрос), из ДО (см. выше) кнопкой вызвать ДО .
Запуск макроса
Выделить ячейку, с которой должна начинаться работа макроса, и нажать клавиши быстрого вызова макроса, либо 2-й способ:
— выполнить : /Сервис /Макрос (/Макрос): появляется ДО ;
— в списке выделить имя нужного макроса — «Вы-полнить.
Внимание!При работе с макросом удобно использовать панель инструментов
Контрольные вопросы:
1. Назначение и возможности табличного процессора Excel.
2. Как создать новое окно документа в Excel?
3. Структура окон в процессоре Excel.
4. Какие величины могут быть помещены в ячейки таблицы Excel?
5. Создание таблицы в Excel.
6. Как ввести и редактировать данные в таблице Excel?
7. Каковы возможности украшения таблицы в Excel?
8. Как выполняются операции автозаполнения?
9. Операции по работе с таблицей большого размера.
Создание и работа с клиентской базой 01