Анализ системы управления по основным сферам деятельности подразумевает выявление процедуры управленческих процессов.
Главными процедурами в управлении являются процессы принятия решений, процессы сбора и обработки информации и процессы организации деятельности!
В процессе анализа подготовки, обоснования и принятия управленческих решений выявляются наиболее характерные для данной подсистемы решения, а также недостатки в последовательности и методах их обоснования. Важно также изучить, как проводится работа по совершенствованию процесса обоснования решения по последовательности, срокам, исполнителям и результатам.
При исследовании информационного обеспечения анализируются:
— потоки входящей и исходящей информации с позиций ее назначения, порядка и периодичности возникновения, с точки зрения функций управления, изучаются принадлежность информации и количественные характеристики потоков документов;
— комплекс документов, сопровождающих выполнение основных и наиболее массовых видов работ.
В эти комплексы входят:
1. Основной создаваемый документ;
2. Приложения и пояснения к создаваемому документу;
3.Запросы и ответы по ходу работы;
4.Документы, создаваемые на основании данных основного документа;
5. Регистрационные и другие документы, в которых фиксируется выполнение данной работы.
При изучении комплекса документов определяются функции каждого структурного подразделения (исполнителя), связанного с обработкой этих документов с помощью графика состава документации, документограмм и символических оперограмм.
При анализе выявляются документы, несущие однородную информацию, и выявляются возможности совмещения документов, сокращения количества операций и работ, устранения ненужных реквизитов. Маршруты движения основных и наиболее массовых потоков документов изучаются путем составления принципиальных маршрутных схем движения документов, позволяющих изучить общую протяженность маршрутов документов. При этом выясняются следующие вопросы:
— через какие структурные подразделения (каких исполнителей) проходит определенная группа документов и в какой последовательности;
— сколько раз документ попадает в одно и то же подразделение и зачем;
— каков состав операций, выполняемых с документами в каждом структурном подразделении;
— какова общая протяженность маршрутов документов в процессе их разработки и обработки;
— каковы способы передачи или транспортировки документов.
Повторяемость реквизитов выявляется с помощью документограмм шахматного типа (по горизонтали – наименование документов, по вертикали – наименование реквизитов). Для анализа характера информации, переписываемой из одного документа в другой, и степени использования показателей составляются документограммы взаимосвязей и маршрутов реквизитов.
При проведении анализа организации труда работников подсистемы изучаются:
— функции и работы, выполняемые работниками подсистемы;
— соответствие выполняемых работ занимаемой должности;
— нормирование и планирование труда работников подсистемы;
— условия труда и организации рабочих мест;
— обеспеченность и использование средств оргтехники.
При изучении положений и должностных инструкций выявляются недостатки в их структуре и содержании. Для этого необходимо исходить из того, что в каждом документе должны находиться следующие основные позиции:
— общее описание места подразделения в организационной структуре;
— сфера ответственности, четко определяющая место подразделения в линейно-функциональной подсистеме;
— конкретные конечные результаты деятельности подразделения исходя из тех задач, за которые оно несет прямую ответственность;
— количественные и качественные критерии, по которым оценивается деятельность подразделения;
— права, необходимые для достижения установленных результатов.
При анализе оценки качества труда работников подсистемы необходимо рассмотреть действующую на предприятии систему контроля за исполнением решений и документов, показатели оценки качества труда работников подсистемы и их связь со стимулированием.
Рекомендации должны быть направлены на повышение исполнительской дисциплины, обеспечение более полной и достоверной оценки качества труда работников подсистемы и ее связь со стимулированием.
Анализ стратегического поведения предприятия означает выявление практических шагов предприятия в трех сферах деятельности: маркетинг, технология производства и организация управления. Он проводится для того, чтобы узнать, каким образом предприятие адаптировалось к рынку. Для определения типа стратегического рыночного поведения предприятия рекомендуется воспользоваться методикой, изложенной в курсе «Исследование систем управления».
Анализ стратегического менеджмента должен проводиться в соответствии с методическими рекомендациями курса «Стратегический менеджмент». Соответственно необходимо поступать при анализе других сфер управленческой деятельности.
Процесс анализа должен завершаться разработкой следующих рекомендаций:
— выработкой новой функциональной (рыночной) стратегии для рассматриваемой сферы деятельности или новой цели – для достижения выгодной конкурентной позиции;
— совершенствование распределения задач и работ по подразделениям и уровням управления;
— разработка процесса подготовки и принятия наиболее рационального для исследуемой подсистемы вида решения;
— проектирование структуры подсистемы с использованием методов реструктуризации;
— выработка рациональных путей развития потенциала предприятия;
— разработка программы организационных изменений для совершенствования производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
— выявление недостатков в системе корпоративного управления и разработка рекомендаций по совершенствованию корпоративного управления в соответствии с требованиями законодательства и Кодекса корпоративного поведения.
В качестве индивидуального задания на практику руководителем от учебного заведения могут быть, в соответствии с интересами студента, определены и другие задачи.
Государственное управление: проблемы и решения