Являющиеся предметом агентского соглашения функции агента можно подразделить на общие, по существу постоянные, функции конкретные, связанные с обслуживанием судна, согласно условий договора с судовладельцем и эпизодические, скажем, с действиями агента в ходе захода судна в порт как в «порт-убежище» в штормовую погоду.
К первой категории относятся сбор и систематизация информации по вопросам судоходства в стране, обычаям и ситуации в порту или в регионе, о деятельности обслуживающих фирм, постоянных и потенциальных грузоотправителей и получателей.
Работу по обслуживанию судна можно разделить на три этапа по времени исполнения: до прихода в порт, в период стоянки в порту и после отхода судна из порта.
Для планирования захода конкретного судна в порт агента информирует об этом судовладелец, независимо от того, что это следует из расписания линии или из графика последовательных рейсов. Сроки подачи такой информации определены в агентском соглашении. Первую, наиболее полную информацию — нотис, капитан судна дает немедленно после отхода судна из предыдущего порта захода. В нем капитан сообщает сведения о судне и рейсе в объеме, необходимом для выполнения агентом предварительных портовых формальностей по заходу, а также дает ему конкретные поручения: по вопросам бункеровки, снабжения, выдачи наличных денег для социального обслуживания экипажа в порту захода и пр. В последующем капитан дает уточняющие нотисы и завершающий нотис о прибытии судна на входной буй, плавучий маяк, место якорной стоянки на рейде, вместо приёма лоцмана на борт.
Получив информацию от капитана, агент вручает «портовым властям» (центру координации операций — ЦКО, МАП) оформленный на специальном бланке «нотис о прибытии». Одновременно агент извещает о прибытии судна фрахтователя, выполняет предварительные таможенные формальности, согласовывает с грузоотправителем или грузополучателем порядок обработки судна, заказывает лоцмана, буксиры, швартовщиков, обеспечивает судну свободный и безопасный причал. Агент затем обязан проверить, включено ли судно в суточный график движения судов (СГДС), подать заявку для включения в суточный план пограничного контроля и письменную заявку на осмотр в санитарно-карантинный отдел на транспорте (СКО).
Обычно встреча судна осуществляется у причального буя, плавучего маяка или у другого знака. Когда на борт поднимается лоцман, агент или его служащий («ватеркларк» — boarding, water clerk) no радиотелефону информирует о начале движения судна таможню, пограничную службу, СКО, инспекцию по карантину растений, контрольный ветеринарный пункт (в зависимости от вида груза). Операции по выполнению портовых формальностей, в результате которых судно получает право сношения с «берегом» — «свободную практику», называют кларированием судна.
Для таможенной очистки судна таможне представляются генеральная декларация, грузовые декларации, копии коносаментов, манифеста, декларация о судовых запасах, судовая роль (список) на членов экипажа и другие таможенные документы (о запасах, о наличной валюте и др.). Примерно такие же документы требуются и другим службам. Процедура кларирования включает в себя оформление таможенных формальностей в соответствие с «Положением о порядке таможенного оформления и таможенного контроля товаров и транспортных средств» в таможне данного порта. Кларирование производит «комиссия» (по входу), в состав которой входят сотрудники пограничной службы, врач государственного санитарного эпидемиологического контроля на транспорте, сотрудник пограничной Госинспекции по карантину растений, государственной ветеринарной службы и представители других учреждений.
Представителю таможни капитаном и судовым агентом, помимо перечисленных выше документов вручаются: декларация о запасах, подлежащих таможенному контролю (bonded stores declaration), декларация о наличной валюте, «судовая касса» (crew money list). Документация, необходимая для таможенного оформления груза на экспорт, включает в себя свидетельства о юридическом статусе предприятий экспортера, коммерческие документы на оформляемый в таможне товар, документы, подтверждающие расчеты между отправителем и получателем товара и оплату таможенных платежей.
Санитарно-карантинные формальности выполняются в целях профилактики инфекционных и массовых неинфекционных заболеваний населения, вредных воздействий экологического характера; пограничные — обеспечивают иммиграционный контроль; ветеринарные — направлены на предупреждение болезней животных и их лечение, выпуск в страну полноценных и безопасных в ветеринарном отношении продуктов животноводства.
При подаче генеральной декларации от капитана может быть востребовано представление судовых документов, подтверждающих брутто и нетто регистровую вместимость; наибольшую длину судна, ширину борта, высоту борта от киля до главной палубы, наличие ледового класса, свидетельство о праве плавания под флагом (судовой патент, международное свидетельство о грузовой марке).
Платежное поручение. Банковская выписка. Общие сведения — курс по 1С:Бухгалтерии 8 — 1С:УЦ 1
