Основные положения, которые следует помнить при форматировании документа

  • Документ Word складывается из разделов (секций), любой из которых разделен на абзацы.
  • Любой раздел имеет собственные параметры страницы (поля, вид и расположение колонтитулов, количество колонок).
  • Любой абзац характеризуется своим размещением (промежутки сверху и снизу, межстрочный промежуток, шрифт, вид первой строки, тип перечня и т.п.).
  • К каждому абзацу приписан стиль, параметры которого возможно модифицировать.
  • Любой стиль может основываться на втором стиле. Большая часть стилей, в большинстве случаев, основано на стиле Простой, изменение которого отразится на всем документе.
  • Параметры абзаца ассоциируются с маркером его финиша, удаление которого приведет к удалению стилевого оформления абзаца.
  • Параметры раздела ассоциируются с разделителем (маркером) его финиша, удаление которого приведет к удалению стилевого оформления раздела.

Время от времени требуется создать составной документ, содержащий главный текст, без трансформаций либо с маленькими трансформациями предназначенный некоему числу клиентов, и источник, содержащий изменяемый текст, личный для каждого клиента. Процесс автоматического создания таких документов именуется слиянием документов.

Информационная разработка слияния главного документа, содержащего постоянную данные, и источника — базы данных переменной информации — эргономична при подготовке к печати либо рассылке посредством электронной почты либо факса массива однотипных документов.

Слиянию подлежат:

  • главный документ (бланк, форма, письмо, инструкция), в текст которого включены особенные поля подстановки либо слияния;
  • источник данных, т. е. файл, содержащий персонифицированную для каждого клиента данные. Источником возможно база данных (перечень) реляционного типа под управлением разных программных средств.

Слияние документов выполняется посредством команды Слияние меню Сервис.

Процесс слияния выполняется в три этапа:

1. Подготовка главного документа. Главный документ возможно подготовлен как:

  • обычный бланк для печати;
  • наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;
  • конверт расположения реквизитов и заданного размера адресов отправителя и получателя;
  • каталог для печати на одном странице множества строчков источника.

Главный документ для слияния возможно создан в новом окне либо применять уже существующий документ Word.

По окончании исполнения команды Слияние на экране появляется одноименное диалоговое окно. Это же окно возможно вывести на экран, сделав команду Создать меню Файл и на вкладке Письма и факсы, выбрав Мастер писем. В показавшемся окне выбрать Письма для слияния. При выборе последнего покажется окно Слияние.

В окне Слияние направляться надавить кнопку Создать и по раскрывшемуся меню выбрать тип главного документа. Сейчас возможно создан главный документ, но без по— лей слияния, каковые станут дешёвыми по окончании создания источника данных.

2. Подготовка источника данных.

Источник данных содержит, значения нолей слияния для главного документа. Чаще всего употребляются уже готовые источники — табличные документы Word, электронные таблицы Excel, базы данных Access и др. Возможно оперативно создавать новые источники в виде текстового документа Word табличной структуры либо посредством запроса на языке Микрософт Query.

По окончании нажатия кнопки Получить информацию из раскрывшегося меню направляться выбрать источник данных. Наряду с этим указывается:

  • Создать источник данных — в случае если для слияния будет подготовлен новый источник данных;
  • Открыть источник данных — в случае если будет употребляться уже существующий источник данных.

Новый источник данных создается лишь в формате текстового документа Word.

В случае если в качестве источника данных употребляется существующий файл, указывается имя файла, формат данных, метод преобразования файла.

В случае если при подготовке слияния первый этап был пропущен, тут возможно надавить кнопку Правка, перейти к главному документу слияния и осуществить размещение в нем как постоянной информации, так и полей слияния. При исполнении команды выводится панель инструментов Слияние. Посредством кнопок данной панели, возможно корректировать источник и основной документ данных, и руководить процессом слияния.

3. Объединение.

Для исполнения объединения главного документа с источником разрешённых следует нажать кнопку Объединить на панели инструментов Слияние. Для контроля процесса слияния направляться надавить кнопку Поиск неточностей и указать метод проверки:

  • создать лишь отчет об неточностях;
  • создать составной документ, информируя об неточностях по мере их,обнаружения;
  • создать отчёт и составной документ об неточностях.

Итог слияния — вид главного документа: печатный документ либо файл, сообщение для электронной почты, факс — выбирается в окне Слияние из перечня в окне Назначение.

В случае если вывод составных документов осуществляется по email либо через факс, выполняется дополнительная настройка. Отправка документа слияния может осуществляться как в виде отдельного документа Word, положенного в сообщение электронной почты, так и в виде текстового почтового сообщения.

Для составного документа возможно применять все записи либо подмножество записей источника в заданном диапазоне номеров. Возможно выполнить отбор записей источника по условиям — кнопка Отбор записей приводит к окну задания условий. Отдельные условия смогут быть связаны между собой логическими операторами и/либо.

Для упорядочения выводимых составных документов на вкладке Сортировка записей указываются поля и направление сортировки — по возрастанию/убыванию значений указанных полей.

Основный документ, подготовленный для слияния, допускает и обратное преобразование — в простой документ Word. Для этого в диалоговом окне Слияние направляться выбрать Главный документ и в раскрывшемся перечне выбрать Преобразовать в простой документ.

Настройка абзацев и параметров страницы в Микрософт Word


Похожие статьи:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: