Организация документооборота и учет его объема.

Документооборот – это перемещение документов в организации с момента их создания либо получения до завершения выполнения либо отправки.1

В технологической цепочке движения и обработки документов выделяются этапы:

  • первичная обработка и приём поступающих в организацию документов;
  • распределение документов и предварительное рассмотрение;
  • регистрация документов;
  • контроль выполнения;
  • информационно-справочная работа;
  • выполнение документов, их составление, согласование, оформление;
  • отправка либо направление в дело.

Любой из указанных выше этапов возможно выполнен как в классической, так и автоматизированной технологии.3 Документооборот с применением автоматизированной системы обработки данных (совокупности электронного документооборота) именуют электронным документооборотом.4

Потому, что документооборот отражает совокупность управления, разрешая ее наглядно заметить, анализ документооборота очень важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Наряду с этим, проводя анализ документооборота, в качестве объекта изучения возможно разглядывать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Количество документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.9

Величина документооборота нужна для:

  • расчета эффективности механизации средств делопроизводства и применения автоматизации;
  • расчета нужной численности делопроизводственного персонала;
  • определения загруженности работы ДОУ, а также секретаря начальника и секретаря структурного подразделения.

В целом количество документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.10

При подсчете документооборота рекомендуется раздельно учитывать их копии и документы, высказывая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. К примеру, 10814/15375.

Подсчет ведется в большинстве случаев по регистрационным формам входящих, внутренних (в большинстве случаев по видам) и исходящих документов. Наряду с этим направляться учитывать, что в большинстве организаций, в большинстве случаев, учитывается только число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, не смотря на то, что их количество существенно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы кроме этого далеко не всегда регистрируются. К примеру, объяснительные записки и докладные, справки и т.п. и исходя из этого их количество совершенно верно подсчитать тяжело.11

Помимо этого, не учитывается перемещение копий документов, каковые в крупных организациях и средних, еще не перешедших на автоматизированные совокупности делопроизводства, смогут значительно увеличивать общее число документов.

Для фиксации и анализа перемещения документов достаточно несложным и наглядным средством есть составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок исполнения операций. Маршрутно-технологические карты смогут быть дополнены временными, и денежными затратами на каждом этапе прохождения документов. Не считая оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, обработки и порядка быстрого изучения составления отдельных документов, и обучения этому снова принятого персонала с минимальными затратами смогут быть использованы и другие способы наглядного представления перемещения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также будут использоваться и более сложные способы обработки собранных сведений, к примеру, построение информационных моделей.

По окончании получения результатов анализа структуры документооборота возможно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

ПАПКИ какие конкретно нужно завести в компании и ИП, для ведения бухгалтерского и налогового учета


Похожие статьи:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: