Главной формой письменной речевой коммуникации в профессиональной деятельности эксперта социальной сферы, как, но, и любой другой сферы, есть так называемый официально-деловой текст.
Под официально-деловым текстом понимается текст того либо иного вида документов, составленных в целях управления.
Деловое письмо в Российской Федерации традиционно характеризуется тем, что документы не циркулируют изолированно. Они объединены в унифицированные совокупности документации (УСД), любая из которых имеет собственные требования к содержанию и форме документа.
Функционирование учреждений (в будущем будет употребляться как обобщенное наименование фирм, организаций и т.д.), независимо от формы собственности и уровня подчинённости, нереально во многом без документирования. Наряду с этим в каждом учреждении возможно распознать комплекс документов, нужных и достаточных для обычной работы. Данный комплекс выделяется по следующим параметрам:
• круг вопросов, решаемых в ходе деятельности;
• количество уровней принятия ответов;
• характер и объём компетенции учреждения;
• порядок ответа вопросов (коллегиальность либо единоначалие);
• характер и объём связей с другими учреждениями.
Наряду с этим сначала выявляются самые общие функции управления в данном учреждении, осуществляется их классификация по видам работ, операциям и действиям, а после этого уже определяются документы, нужные для их исполнения.
На данный момент действует около 20 УСД, к примеру отчетно-статистическая, денежная, снабженческо-сбытовая, организационно-распорядительная и др. Аппарат управления реализует собственные функции в основном через совокупность организационно-распорядительной документации. Исходя из этого целесообразно разглядеть правила составления текстов для отдельных видов документов данной совокупности.
Протокол. В различных совокупностях документации действуют собственные виды протоколов. Так, государственная автоинспекция (ГИБДД) осознаёт под протоколом акт о нарушении правил перемещения, милиция — акт о нарушении порядка, а прокуратура и милиция — документ, удостоверяющий какой-либо факт (протокол осмотра, протокол вскрытия и т.п.). Пришло это слово из греческого языка, где оно обозначало первый лист, приклеиваемый к свитку манускрипта, с обозначением имени и даты писца либо обладателя.
В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий принятия обсуждения решений и ход вопросов на собраниях, заседаниях, совещаниях коллегиальных органов. Конечно, в случае если на собрании либо совещании не предусматривается принятие какого-либо решения, то и ведение протокола теряет суть.
Протокол ведется на протяжении совещания сперва в черновой записи, а в будущем редактируется и подписывается. В случаях же, в то время, когда движение совещания стенографируется либо записывается на магнитофон, протокол составляется по окончании расшифровки записей. Ведет протокол секретарь либо намерено назначенное (избранное) лицо, от квалификации которого сильно зависит уровень качества документа, чёткость и ясность его текста.
Форма протокола включает следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата, место и номер совещания, заголовок, текст, подписание. В случаях в то время, когда протокол подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения.
направляться иметь в виду, что на протоколе проставляется дата совещания, а не подписания и окончательного оформления. В случае если же совещание длилось пара дней, то указывается дата начала его и по окончании тире — окончания: 09.01 — 12.01.95. Номер протокола есть порядковым номером совещания в течение года. В реквизите «место» указывается населенный пункт, где проходило совещание.
Заголовок протокола складывается из указания вида коллегиальной работы (совещание, собрание, заседание) и заглавия коллегиального органа. К примеру, «Совещание рабочей группы по делам семьи, детства и материнства», «Собрание трудового коллектива». Потом печатается текст протокола, что строится по следующей схеме.
Сначала указываются глава, что вел совещание, и секретарь, что вел протокол:
Глава— Вотиков С.П.
Секретарь— Аверина А.Н.
При проведении своевременных заседаний, и при применении протокола в функции приказа эта часть опускается. После этого проставляется отметка о количестве присутствующих, наряду с этим вероятны два варианта: в случае если присутствующих мало, то они перечисляются в алфавитной последовательности ниже отметки о секретаре; в случае если присутствующих достаточно большое количество, то их регистрация ведется раздельно, а в тексте протокола делается только отметка:
Находились: 26 чел. (перечень прилагается).
Эта отметка нужна чтобы зафиксировать, что ответ, принятое на данном заседании, имеет юридическую силу, другими словами был кворум.
Потом приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Вопросы нумеруются и записываются, в большинстве случаев, в предложном падеже, к примеру:
Повестка дня
1. О социальной работе с калеками района. Докладывает глава рабочей группы И. П. Челнов.
После этого направляться содержательная часть текста, которая складывается из трех разделов: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), любой из которых начинается с соответствующего слова, напечатанного прописными буквами без разрядки отдельной строчком.
В разделе СЛУШАЛИ указываются инициалы и фамилия докладчика и коротко излагается сущность его выступления. С раздела СЛУШАЛИ начинается протоколирование каждого вопроса повестки дня. В случае если же у докладчика имеется письменный текст (либо тезисы) выступления, то необходимость в протоколировании отпадает, а в протоколе делается следующая запись: СЛУШАЛИ:
1. Челнов И.П.— текст прилагается,
По данной же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. В случае если на протяжении дискуссии докладчику были заданы вопросы, то они и ответы к ним записываются в протокол в порядке поступления, по каждому вопросу. К примеру:
Сиников В.Н. — Выделены ли группы калек по видам инвалидности?
Андреева О. Г.— Эта работа в стадии завершения.
Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется, как распорядительная часть приказа, другими словами складывается из пунктов с порядковой нумерацией. Любой из пунктов записывается по схеме: кому? что? в какой срок? — и может содержать лишь одно указание. К примеру: РЕШИЛИ:
1. Андреевой О. Г. завершить социологический анализ групп калек района до 10.02.95 г.
При в то время, когда в одном пункте нужно изложить пара указаний, он разбивается на подпункты с поднумерацией. При выборах чиновниковов указываются результаты голосования, причем раздельно по каждой кандидатуре.
С позиций полноты освещения хода событий протоколы делятся на краткие и полные. В кратких протоколах указываются только тема и докладчик его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое ответ. Конечно, что таковой протокол не дает представления о ходе дискуссии вопросов, исходя из этого его рекомендуется вести в случаях, в то время, когда:
протоколируемое событие стенографируется;
тексты выступлений и докладов будут приложены;
протоколируется событие своевременного характера.
В любой другой ситуации протокол должен быть полным, другими словами содержать запись выступлений. Причем запись не обязательно (кроме того не нужно) должна быть слово в слово, а обязана воображать краткий толковый отчет о выступлении.
Завершается протокол подписанием, которое проставляется по неспециализированному типу:
Глава (подпись) С. П. Ботиков
Секретарь (подпись) А. И. Аверина
Соглашение. Документ, юридически оформляющий обоюдные обязательства равноправных партнеров, именуется контрактом. Существует много разновидностей контрактов: контракты поставки, купли-продажи, обслуживания и т.д. При приеме на работу с сотрудниками кроме этого заключают контракт, что в большинстве случаев именуют договором.
Какие конкретно бы взаимоотношения ни оформлялись в виде соглашения, имеется элементы текста, каковые необходимы для каждого соглашения. Эти элементы возможно записывать по-различному, располагать не в той последовательности, выносить время от времени в приложение, являющееся неотъемлемым элементом договора, но без них документ будет неполным. Имеются в виду следующие элементы текста.
I. Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. Тут принято показывать фамилии и название организаций должностных (или частных) лиц, подписывающих контракт, основания, на которых они действуют, и условные обозначения, каковые будут заменять их в тексте документа.
Наряду с этим направляться учитывать, что должностное лицо, подписавшее соглашение, должно быть полномочно это делать. Основанием, в большинстве случаев, помогает устав организации, предусматривающий осуществление деятельности, записанной в соглашении. В случае если подобная деятельность обязана осуществляться при наличии лицензии, то должны быть указаны дата и номер лицензии ее выдачи.
Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, нужны чтобы в будущем в тексте не повторять их заглавия всецело. К примеру, «Исполнитель» и «Заказчик»; «Покупатель» и «Продавец»; «Клиент» и «Фирма» и не сильный.д.
2. Предмет контракта. Указывается, что именно есть неспециализированной целью контракта. К примеру, творческое содружество, поставка товара, туристское обслуживание, подготовка кадров и др.
3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие конкретно как раз обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. Эта часть соглашения (договора) должна быть особенно продуманной, потому что последствия потерянного либо непонятого смогут быть очень значительными. Не нужно брать на себя обязательств, в исполнении которых нет жёсткой уверенности, и лишних обязательств, не воздействующих на исполнение предмета соглашения.
4. Денежные взаимоотношения. Записываются условия оплаты выполненных согласно соглашению работ. В одних случаях денежные обязательства берет на себя одна из сторон (зарплата нанимаемого работника, оплата туристских, юридических, переводческих и иных одолжений), в других — обе стороны (оплата взаимопоставок). Часто денежные взаимоотношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и есть неотъемлемым элементом договора.
5. Ответственность сторон. Формулируется, какие конкретно санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. В случае если темперамент контракта не требует деталировки, то запись возможно сделана в обобщенной форме, к примеру: «При невыполнении условий контракта стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством».
6. Форс-мажор. Запись подразумевает, что при действии событий непреодолимой силы (пожара, наводнения, теракта, объявления войны, трансформации законодательства и др.) исполнение контракта возможно прекращено или приостановлено и стороны ответственности за это не несут.
7. Другие условия соглашения. В данной части текста указывается срок действия соглашения, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения либо досрочного расторжения контракта, иные внесения условия и порядок изменений.
8. подписи сторон и юридические адреса. Указываются почтовые адреса сторон, банковские реквизиты (для юрлиц), проставляются подписи лиц, указанных в первой части соглашения, и печати организаций, вступивших в соглашение.
Деловые письма. Под деловыми письмами подразумевается обобщенное наименование разных по содержанию документов, каковые являются средством общения между учреждениями, частными лицами в ходе социальной, управленческой и производственной деятельности.
Деловые (либо, как их принято именовать, служебные) письма в зависимости от содержания смогут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., смогут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.
Письма, направляемые вышестоящими учреждениями организациям и подведомственным предприятиям, содержат, в большинстве случаев, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат значительно чаще отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма лишь на фирменных бланках. Фирменный бланк представляет собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.
Текст делового письма, в большинстве случаев, содержит один вопрос и складывается из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться. К примеру, в случае если по вопросу принято хорошее ответ, то текст начинают в большинстве случаев с выводов. Письма по несложным либо оговоренным заблаговременно вопросам смогут состоять по большому счету из одной части.
Любая разновидность делового письма характеризуется языковой формулой и аспектом содержания. Так, в случае если нюансом содержания есть выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о вероятных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое письмо возможно многоаспектным, другими словами содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.
Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, высказывающее вид, темперамент той либо другой управленческой, производственной либо легко опытной функции*. К примеру, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п., письма-напоминания — «напоминаем». По языковой формуле возможно делать выводы о разновидности письма, что разрешает выяснить цель его применения и приемы работы с ним.
Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТ 6.38—90. Этим стандартом определяются форма и содержание, и место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они имеется), подписание, отметка о составителе. Тем же стандартом руководствуется и машинистка при машинописном оформлении письма. v
Сейчас распространилось вывод, что деловые письма теряют актуальность , в особенности в связи с развитием телефаксовой формы передачи информации. С этим тяжело дать согласие, потому, что информация, передаваемая по факсу, предварительно должна быть оформлена на бумаге по существу в виде делового письма со всеми нужными реквизитами.
Разглядим отдельные разновидности деловых писем.
Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, употребляется как средство его исполнения сохранности и контроля документа.
Составление сопроводительных писем оправданно только, в тех случаях, в то время, когда они содержат какую-либо дополнительную данные к приложенным документам либо в то время, когда прилагаемые документы составлены на нескольких страницах либо в нескольких экземплярах.
Пример текста сопроводительного письма:
Русский язык 11 класс (Урок№1 — Официально-деловой стиль.)
