Введение…………………………………………………………………………………………….. 103
Глава 7. Способы организации идей в группах……………………………………………… 105
Временная последовательность………………………………………………………. 107
Незавершенное установление порядка………………………………………. —
Спутанная логика………………………………………………………………………….. 108
Фальшивое объединение в группы……………………………………………………. 109
Структурный порядок………………………………………………………………………….. 110
Создание структуры……………………………………………………………………….. —
Описание структуры………………………………………………………………………. 112
Организация структуры…………………………………………………………………. 113
Ранжирующий порядок……………………………………………………………………….. 116
Создание классификационных групп……………………………………………. —
Дополнительные примеры на группирование идей
и высказываний…………………………………………………………………………….. 120
Глава 8. Особенности процесса решения проблем……………………………………… 127
Процесс решения проблем…………………………………………………………………. —
Что за неприятность?…………………………………………………………………………. 129
В чем содержится неприятность?………………………………………………………. —
Из-за чего появилась неприятность?……………………………………………………….. 130
Что мы можем сделать, дабы решить проблему?………………… —
Что нам необходимо осуществить, дабы решить проблему?……………. 131
Определение конкретной неприятности…………………………………………….. —
Совокупность: Документ-Оцифровка-Телекоммуникация…………………. 132
Подготовка графических справочников………………………………………. 135
Структуры аналитического изучения неприятностей……………………….. 140
Пять обычных «логических деревьев»………………………………………… —
Применение концепции логических деревьев………………………. 144
Глава 9. Вопросы последних утверждений………………………………………… 151
Итоговая идея как следствие из последовательности действий…………………………… 153
Учет значения слов………………………………………………………………………. 154
Каждому действию собственный логический уровень……………………………… 160
Формулировка вывода из заключений……………………………………………… 164
Поиск структурного сходства……………………………………………………….. 165
Наглядное представление связей………………………………….. 167
Глава 10. Нужен понятный текст……………………………………………………………. 173
Создание образов……………………………………………………………………………… 175
Копирование образов при помощи слов…………………………………………… 177
Приложение. Решение проблем в бесструктурных обстановках……………………. 181
Аналитическая абдукция……………………………………………………………………. 182
Научная абдукция………………………………………………………………………………. 183
Библиография…………………………………………………………………………………………………….188
Об авторе
Барбара Минтовыросла в Кливленде, штат Огайо. Она начала собственную опытную деятельность у Сайруса Итона, промышленника, что основал Пагуошское перемещение ученых-ядерщиков. Трудясь в команде, занимавшейся проведением и организацией конференций Пагуошского перемещения, Барбара купила солидный опыт в разрешении неприятностей, которые связаны с дискуссией сложных технических и научных задач.
В первой половине 60-ых годов XX века она ушла от Сайруса Итона и стала слушательницей Гарвардской школы бизнеса. В первой половине 60-ых годов двадцатого века возвратилась в Кливленд и начала работать в международ-ной консалтинговой компании «McKinsey Company» как первая в данной знамени-той компании дама-консультант. Ее способности в области рабочий пере-писки были увидены, и во второй половине 60-ых годов двадцатого века, дабы повысить в Европейском отделении компании уровень рабочий отчетности, Барбару перевели в Лондон. Вся доку-ментация в то время велась на английском. В главном офисе предположили, что применение европейскими консультантами в бизнес-переписке неродного языка сопряжено с определенными трудностями.
Но Барбара скоро осознала, что трудности бизнес-переписки в Дюссель-дорфе и Париже те же самые, что и в Нью-Кливленде и Йорке. Неприятность за-ключалась не в том, дабы писать в соответствии со школьными правилами языка, а в том, дабы светло мыслить. Это открытие привело ее к тому, что Барбара скон-центрировалась на изучении структур мышления, лежащих в основании четкого и здравого письменного изложения, а после этого — на развитии тех мыслей, которые и составили содержание данной книги.
Барбара и по сей день живет в Лондоне, но с 1973 года занимается делами собственной компании «Minto International». Она специализируется на обучении «принципу волшебной пирамиды» тех людей, чьим главным занятием являются бизнес либо высокопрофессиональная деятельность, каковые требуют постоянного со-строения комплексных докладов, отчетов, меморандумов либо ведения презента-ций.
Собственные лекции Барбара просматривает в большинстве ведущих консалтинговых ком-паний В США и Европе и во многих наибольших трансна-циональных компаниях. Кроме этого она ведет курсы лекций в Гарварде, Стэн-форде, Чикаго, Английской школе бизнеса и в Национальном университете Нью-Йорка.
Предисловие
Цель данной книги — поведать вам, как применять принцип волшебной пирамиды, дабы писать ясные и понятные деловые документы. Написать что-либо светло и ясно — значит сделать два шага. Первый — выяснить цель, основную идея, которую вы желаете донести до читателя, второй — изложить эту идея в словах либо письменно. В то время, когда вы понимаете главную цель сообщения, вы чуть ли испытываете проблемы с изложением неприятности:
• Прошу вас, покиньте сейчас два литра молока.
• Я встречу вас на следующий день в 12.30 у Марио.
• Позвоните собственной жене.
Но вы в обязательном порядке столкнетесь с трудностями, в то время, когда вам нужно расставлять по местам пара сообщений, каковые ведут к одному итоговому заключению.
«Джон Коллинз звонил, дабы передать, что он не сможет находиться на встрече в 3.00. Хэл Джонсон сказал, что не рассчитывает быть раньше, в противном случае и вовсе на следующий день, но не раньше 10.30. А секретарь Дона Клиффорда передала, что Клиффорд возвратится из Франкфурта не раньше чем на следующий день, в противном случае и позднее. Конференц-зал на следующий день занят, но свободен в четверг. Так что четверг 11.00 был бы самым подходящим временем для встречи. Устраивает ли это вас?».
Создатель данной записки сделал как раз то, что делает большая часть людей, когда пишет. Он воспользовался процессом письма как средством, которое помогло ему наконец-то сформулировать собственные мысли. Вправду, письменное изложение как метод организовать процесс обдумывания — в полной мере подходящий инструмент. Но в следствии вы перекладываете часть груза на плечи читателя, заставляете его пробираться через пара незначащих высказываний, перед тем как он придет вместе с вами к итоговому заключению. Накакое количество легче стало бы запутавшемуся адресату, если бы он имел возможность прочесть:
«Не могли бы мы перенести сегодняшнюю встречу на четверг, на 11.00? Это время всецело устраивает Коллинза и Джонсона, и разрешит присутствовать на встрече Клиффорду».
Увы, переход от первого варианта записки ко второму свидетельствует удвоение количества работы и для автора, и для секретаря. Но большинство людей полагает, что писать маленькие сообщения нужно без особенных упрочнений. Несомненно, они правы. Но что случится, в случае если вместо документа в один абзац либо параграф вы имеете дело с документом в две-три страницы? В большинстве случаев создатель долгого документа ощущает, что документ через чур громоздкий, и не желает пересматривать и переделывать его. Частенько создатель просто не не сомневается в том, что знает, как оптимизировать собственную работу. Намного легче, согласно точки зрения автора, покинуть это читателю. Пускай тот как-нибудь сам пробирается через комплект мыслей и выделяет сущность направленного ему документа.
До недавнего времени лишь кое-какие из хронически перегруженных читателей высказывали собственный недовольство не хорошо выстроенными документами. Остальные принуждали себя к восприятию, по причине того, что сложность и нехорошую воспринимаемость принято вычислять обычным показателем бизнес-документации. Почему-то считается, что такие документы нужно мучительно изучать. В действительности все по причине того, что предприниматели-читатели сами допускают тот же подход к созданию документов, которому обучились по принятым примерам, и сейчас старательно копируют в собственных бумагах манеру, заимствованную у управления. Об этом свидетельствует, к примеру, высказывание одного консультанта, чья презентация новой организационной структуры громадной компании превратилась в изнурительный рассказ длиною в два часа. На отечественное замечание он ответил:
«Вы не поразмыслили о том, что люди пришли на презентацию, заблаговременно зная, как она будет изнурительна. Они уже привыкли к этому».
Вероятно. Но безлюдная трата времени, унылая внутренняя борьба с не хорошо напи&направляться;санными документами действуют на личность разрушительно. Как правильно подмечает один из комментаторов: «Миф, что предприниматели не просматривают, полная ерунда. Они просматривают довольно много. Но вот то, что они просматривают, обычно полностью неправильно».
Для клерков и типичных бизнесменов обучиться писать грамотные и осознанные доклады и деловые записки вовсе не свидетельствует обучиться выбирать более маленькие предложения либо более правильные слова, как в большинстве случаев советуют. Для них обучиться писать — это обучиться отделять процесс мышления, обдумывания документа от процессов его написания и создания. Данный подход окажет помощь и вам. Вы станете писать понятные бизнес и грамотные-документы, в случае если заставите себя всецело завершать обдумывание прежде, чем садиться за стол и писать. Этому подходу и посвящена эта книга.
В ней говорится о том, как упорядочить суждения и свои идеи. О том, что делает документ ясным, а что туманным, и о том, как вы вносите путаницу в сознание читателя, в то время, когда не следуете соответствующему порядку. Установить соответствующий порядок — это, в первую очередь, создать четкую структуру, которая подчеркнет и выделит все главные идеи документа, продемонстрирует их развитие и окажет помощь организовать второстепенные идеи так, дабы они усиливали и подчеркивали главные.
Ясно, что главным навыком делается умение выделять главные и второстепенные идеи и распределять их в тексте. Исходя из требований логики и объективно ограниченных возможностей читателя в восприятии громадных объемов информации, мы рекомендуем пирамидальную структуру — из этого и название книги «Принцип волшебной пирамиды».
В первой части книги будет продемонстрировано, как пользоваться правилами магической пирамиды в ходе обдумывания документа.
Во второй части мы поведаем, как применять полученные знания, чтобы критически разбирать структуру документа, как устранить логические неточности и сделать процесс осмысления более творческим и продуктивным. В итоге мы сохраняем надежду, что вы обучитесь писать и сказать как раз то, что имеете в виду, то, что вправду желаете сообщить.
Рекомендуемый нами подход применим к любому деловому документу, в котором вы желаете добиться ясности изложения. Но применение этого подхода потребует большой самодисциплины. И все же по окончании определенных упрочнений, направленных на то, дабы сперва думать, а позже писать, вы многому обучитесь. Но не всему! Потребуется еще много сил, во-первых, на то, дабы обучиться уменьшать время, которое вы в большинстве случаев тратите на обоснование выводов, во-вторых, дабы пора-ботать над ясность высказываний, в-третьих, дабы сократить их длину.
Jenis
