Формирование и оформление дел. — электронная энциклопедия

Формирование дел – это группировка выполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов в дела.

В дела подшиваются лишь выполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об направлении и исполнении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней по окончании сдачи документов исполнителем.

Контроль за правильностью и сроками оформления дел, организует работа ДОУ федерального органа аккуратной власти (организации).

При формировании дел нужно выполнять следующие неспециализированные правила:

1) помещать в дела лишь выполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) собирать в дело документы лишь одного год , за исключением переходящих дел;

3) раздельно собирать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, электронных документов и телефонограмм на неспециализированных основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по количеству дело не должно быть больше 250 страниц.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы в дела находятся сверху вниз в хронологической, вопросно– логической либо второй последовательности либо их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по хронологии и видам с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых законов , актов Главы Российской Федерации, и выписки из протоколов совещаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по выполнению актов Главы Российской Федерации либо Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. В случае если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за этот год.

В случае если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в различные дела, то направляться подшивать нужное количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы совещаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, жалобы и заявления граждан по вопросам работы федеральных органов аккуратной власти и все документы по их исполнению и рассмотрению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов аккуратной власти и организаций группируется, в большинстве случаев, за период год и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в прошлом году, документы включаются в дело этого года с указанием индекса прошлого года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении год . Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 страниц, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному либо частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (более чем 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в нужных случаях внутренней описи дела;

5) подшивку либо переплет дела;

6) внесение нужных трансформаций в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

1) наименование федерального органа аккуратной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество страниц в деле;

7) срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа аккуратной власти (организации) указывается всецело в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках по окончании полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа аккуратной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это окончания и год заведения дела в делопроизводстве.

В целях закрепления порядка и обеспечения сохранности размещения документов, включенных в дело, все его страницы, не считая внутренней описи и листа заверителя нумеруются несложным карандашом сверху вниз. Номер страницы проставляется в правом верхнем углу страницы.

Лист громадного формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией страниц, а также печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Страницы дел, складывающихся из нескольких томов либо частей, нумеруются по каждому тому либо части раздельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и своеобразные документы, воображающие независимый лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сперва нумеруется конверт, а после этого очередным номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как независимый том и нумеруются раздельно.

По окончании завершения нумерации страниц составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном странице-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество страниц в особенности и деле отдельных документов (чертежи, фотографии, картинки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с датой составления и расшифровкой подписи. Количество страниц в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел по окончании его сверки со сроком хранения, указанным в списке сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить неизменно».

Архивный шифр дела, складывающийся из номера фонда, номера и номера описи дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами тёмного цвета по окончании включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения вносятся, при необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (очень полезные, индивидуальные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется кроме этого на дела постоянного и временного сроков хранения, если они организованы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном странице и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. номерах и Заголовках страниц дела, на которых расположен любой документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в количество листов и нея документов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в жёсткую обложку из картона либо переплетаются с учетом вероятного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) железные скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, страницы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и страницы заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела сохраняются по месту их формирования. Начальники структурных подразделений и сотрудники, несущие ответственность за делопроизводство обязаны снабжать сохранность документов и дел.

В целях увеличения своевременного поиска документов дела сохраняются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел либо выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долгосрочного (более чем 10 лет) сроков хранения сохраняются по месту их формирования в течение трех лет, а после этого сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения начальника работы ДОУ на срок не более одного месяца. По окончании срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, и предусматриваются графы для расписок в приёме и получении дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника федерального органа аккуратной власти (организации) либо его помощника, курирующего работу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается крайне редко с разрешения начальника федерального органа аккуратной власти с составлением в деле заверенной копии акта и документа о причине изъятия подлинника.